Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,
mit städtischem Rundschreiben Nr. 153/2018 wurde die SPD-Stadtratsfraktion darüber informiert, dass ab den Mai-Zahltagen die städtischen Verdienstabrechnungen von einem externen Unternehmen gedruckt und kurvertiert werden. Durch die Umstellung werden, so ist es dem Rundschreiben zu entnehmen, die Verdienstabrechnungen der städtischen Versorgungsempfänger nach dem Druck und Kuvertierung sogleich kostengünstig frankiert und an die persönlichen Adressen verschickt.
Begründet wird die externe Vergabe damit, dass das beauftragte Unternehmen doppelseitig drucken und bei Bedarf mehrere Dokumente in einen einzigen Umschlag kuvertieren kann.
Eine Nachfrage beim Gesamtpersonalrat hat ergeben, dass dieser über die externe Vergabe im Vorfeld nicht eingebunden war.
Weitere Recherchen haben ergeben, dass bereits im Vorfeld die Stadtkasse eine externe Vergabe für den Druck und Kuvertierung ihrer Bescheide veranlasst hat.
Es ist zu befürchten, dass durch das Rundschreiben weitere Ämter die Dienste der eigenen Hausdruckerei nicht mehr in Anspruch nehmen werden und dies negative Folgen für die Druckerei ggf. für die Frankierstelle und die Botenzentrale des Hauptamtes nach sich ziehen wird.
Die SPD-Stadtratsfraktion stellt deshalb folgende
Anfrage:
1; Von welcher Stelle wurde die externe Vergabe des Druck und der Kuvertierung der Verdienstabrechnungen veranlasst?
2; Sind die großen Druckmaschinen des Hauptamtes technisch nicht in der Lage einen doppelseitigen Druck herzustellen? Weshalb werden Informationen des Personalamtes immer doppelseitig bedruckt, Verdienstabrechnungen aber nicht?
3; Kann die Kuvertiermaschine des Hauptamtes nicht mehr als nur ein Blatt in einen einzigen Umschlag kuvertieren? Genauso wird das Informationsblatt des Personalamtes mit einer Seite der Verdienstabrechnung in einen Umschlag verpackt. Weshalb ist dies nicht bei einer 2-seitigen Verdienstabrechnung möglich?
4; Welche technische Aufrüstung wäre notwendig, sollten Fragen 2 und 3 mit Nein beantwortet werden, um das zu ermöglichen?
5; Wie hoch wären die Kosten für entsprechende Beschaffungen bzw. Nachrüstungen, um einen doppelseitigen Druck und das mehrseitige Kuvertieren zu ermöglichen?
6; Wie hoch sind die gesamten Kosten der Vergabe des Drucks, des Kuvertierens und des Frankierens bei der Stadtkasse und des Personalamtes? Wie hoch waren sie vor der externen Vergabe?
7; Wie hoch sind die Frankierkosten für die Versendung der Verdienstabrechnungen an die länger nicht im Dienst befindlichen Beschäftigten bei den einzelnen Ämtern?
8; Entspricht es der Tatsache, dass durch die Umstellung die Buchhaltung des Personalamtes keine Änderungen (versehentlich falsch eingegebene Zahlen) der Verdienstabrechnungen mehr vornehmen können, noch vor dem Versand an die Beschäftigten?
9; Welche Auswirkungen haben die externe Vergaben auf die Arbeit, die Arbeitsplätze und Einnahmensituation der Druckerei, der Kuvertierstelle und der Botenzentrale?
10; Sind aus anderen Ämtern und Betrieben weitere Vergaben von Druckaufträgen zu befürchten?
11; Durch welchen Drittanbieter werden die Verdienstabrechnungen per Hauspost zugestellt?
12; Weshalb wurde der Gesamtpersonalrat im Vorfeld nicht eingebunden?
13; Wie wird der Datenschutz mit dem externen Unternehmen gewährleistet?
14; Auf welche Laufzeit wurde der Vertrag abgeschlossen?
Wir bitten um eine schriftliche Beantwortung unserer Fragen und einen Bericht in der Sitzung des Ausschusses für Organisation, Personal, Migration und Interkultur am 05.Juli 2018.
Mit freundlichen Grüßen
gez. gez.
Margarete Heinrich Dr. Florian Freund
Fraktionsvorsitzende stellv. Fraktionsvorsitzender
gez. gez.
Sieglinde Wisniewski Angela Steinecker
Stadträtin Stadträtin
Als PDF herunterladen: Anfrage zur Vergabe Druck und Kuvertierung der Gehaltsabrechnungen
